【催款函怎么写】在商业往来中，因各种原因可能导致款项未能按时支付。此时，发送一封正式、清晰的催款函是维护企业利益和客户关系的重要方式。本文将总结催款函的基本要素与写作要点，并通过表格形式帮助读者更直观地掌握其内容结构。
一、催款函写作要点总结
1. 明确目的：催款函的核心目的是提醒对方及时付款，因此语言应简洁明了，避免模糊不清。
2. 信息准确：包括合同编号、订单号、金额、付款期限等关键信息，确保无误。
3. 语气得体：既要表达出对客户的尊重，又要体现出催款的严肃性，避免过于强硬或软弱。
4. 提供联系方式：方便对方联系确认或沟通付款事宜。
5. 附上相关凭证：如发票、合同复印件等，增强说服力。
6. 设定回复期限：可适当设置一个合理的付款截止日期，促使对方尽快处理。
二、催款函模板结构（表格形式）
| 项目 | 内容示例 |
| 标题 | 催款函 |
| 发函单位 | ××公司 |
| 收函单位 | ××客户/公司 |
| 日期 | 2025年4月5日 |
| 正文开头 | 尊敬的××公司： |
| 事由说明 | 您于××年×月×日与我司签订的合同（编号：×××），约定货款为人民币××元，至今尚未支付。 |
| 付款详情 | 金额：人民币××元；付款期限：××年×月×日前 |
| 联系方式 | 联系人：张××；电话：××××-×××××××；邮箱：×××@××.com |
| 附件 | 附件：合同复印件、发票复印件 |
| 结尾语 | 请贵公司收到本函后尽快处理付款事宜，如有任何疑问，请及时与我们联系。 |
| 署名 | ××公司（盖章） |
| 联系人签名 | 张×× |
三、注意事项
- 避免使用威胁性语言：虽然催款需要一定力度，但不应使用威胁或恐吓的措辞。
- 保持专业态度：即使对方未及时付款，也应以专业、理性的态度进行沟通。
- 保留记录：发送催款函后，建议保存邮件或快递单据，作为后续可能的法律依据。
通过以上结构化的模板和写作要点，可以有效提升催款函的专业性和实用性，帮助企业在维护自身权益的同时，保持良好的商业关系。
